Blogbericht

PIM-Systeem: Vijf Belangrijke Voordelen

PIM-Systeem: Vijf Belangrijke Voordelen

Zonder productdata geen producten wordt gezegd. Productdata is namelijk de basis van alle producten. Maar wanneer is het noodzakelijk om productdata centraal te gaan managen vanuit één systeem, zodat alle kanalen beschikken over consistente en volledige informatie die eenvoudig verrijkt en gepubliceerd kan worden.

Wanneer er meer dan 15.000 producten binnen een bedrijf zijn is een veel gekozen oplossing een Product Information Management-systeem. Ook wel PIM genoemd. Kortom: een master systeem van alle productdata dat ondersteunend is aan andere applicaties. Wanneer moet een IT-afdeling een PIM-systeem in overweging nemen en wat zijn de voordelen?

Wanneer gebruik je PIM-SYSTEEM

  • Een volume van 15.000 artikelen of meer
  • Een hoge volume van klantinformatie (in het geval van food retail bijvoorbeeld: ingrediënten, allergenen, exacte herkomst, etc.)
  • Meerdere verkoop- en marketingkanalen (folders, webshops, niche webshops, derde partijen)
  • Relaties tussen producten, zoals cross- en upsell, productcategorieën, advies alternatieve producten en thema's
  • Dynamisch productaanbod (zoals seizoenen, kortlopende acties en tijdelijke samenwerkingen)
  • Meerdere leveranciers
  • Legacy in applicatielandschap (zoals maatwerk in ERP voor productdata)
  • Meerdere bronnen (zowel intern als extern) voor productdata
  • Te hoog aantal retourzendingen

Zijn twee of meerdere kenmerken op uw organisatie van toepassing? Dan is het interessant om u te verdiepen in een PIM. Ik stel het voorzichtig, omdat de noodzaak van een PIM-systeem uiteraard wordt bepaald door de aanwezige applicaties in uw IT-landschap. Stel jezelf de vraag: kan het proces van productdatabeheer, verrijking en publicatie efficiënter?

Zijn er kansen om de risico's verder te verlagen? En is de IT-omgeving klaar om snel te reageren op de sterk toenemende dynamiek in de markt? (zoals omnichannel, personalisatie van aanbod en communicatie, internationalisering van markten, hoge informatiebehoefte klanten, B2B-klant willen consumentenervaring en opkomst cross branche.)

Vijf belangrijke voordelen van EEN PIM-SYSTEEM

  1. Ownership & Transparantie
    Als productdata gefragmenteerd beheerd en verrijkt wordt ontstaat er vaak gebrek aan ownership en transparantie. Wie doet wat en wie is er nu eigenlijk eindverantwoordelijk voor de productdata? Een PIM-systeem biedt diverse workflow tooling om ownership te beleggen, samenwerking over verschillende afdelingen te stroomlijnen en transparantie te verhogen. Het biedt ook een krachtige zoekfunctionaliteit om medewerkers de PIM te laten raadplegen om actuele en volledige informatie op te halen voor bijvoorbeeld productsrecalls, interne audits en periodieke rapportages.

  2. Minimaliseren van maatwerk in applicaties
    Door alle productdata gerelateerde processen te beleggen in PIM kan maatwerk in andere applicaties worden geminimaliseerd. Neem bijvoorbeeld ERP. ERP-applicaties kennen we sinds begin jaren 90 en het PIM-systeem, mede onder invloed van de sterke opkomst van omnichannel, is sinds de laatste jaren in trek. Daardoor zijn veel productdata processen door de jaren heen opgebouwd in ERP. Dit terwijl een ERP hier niet voor ontworpen is. Dit leidt er vaak toe dat het aandeel van maatwerk in ERP te groot is geworden en er belemmeringen in beheer en business agility zijn ontstaan. Met als gevolg dat er te weinig mogelijkheden zijn om te innoveren en er niet snel gereageerd kan worden op marktontwikkelingen. Dit pad blijven volgen betekent nog meer maatwerk in ERP, toename in beheertaken en verdere afname van business agility.

  3. Verlagen beheerkosten en risico's
    Een PIM-systeem stelt dus een organisatie in staat om de (deels) handmatige, processen te automatiseren. Denk hierbij aan het automatisch onboarden van productdata geleverd door leveranciers. Deze Leveranciers kunnen via templates de benodigde productdata leveren. Door dit en andere dataprocessen te automatiseren worden beheerkosten sterk verlaagd en kunnen medewerkers zich meer richten op het toepassen van productdata en minder tijd besteden aan databeheer. Dit verhoogt de productiviteit, vermindert foutgevoeligheid en komt in veel gevallen het werkplezier van medewerkers ten goede.

  4. Verlagen kosten en risico's aansluiten nieuwe systemen
    PIM biedt standaard veel functionaliteiten voor het beheren, verrijken en publiceren van productdata. Daarom kunnen de gefragmenteerd over het applicatielandschap belegde productdata functionaliteiten worden opgenomen in een PIM-systeem. Een PIM kent een hoge mate van flexibiliteit. In de meeste situaties kunnen functionaliteiten tegen lagere investeringen en sneller worden gerealiseerd dan in bijvoorbeeld een ERP-applicatie. Ook biedt het dicht bij de standaard blijven grote voordelen bij het aansluiten van nieuwe applicaties. Als IT manager kunt u beter inschatten wat u te wachten staat bij het aansluiten van nieuwe applicaties.

  5. Verhogen datakwaliteit
    Data van hoge kwaliteit is gestandaardiseerd, schoon en geschikt om één op één gebruikt te worden in externe kanalen. Een gebruiksvriendelijke interface, automatische kwaliteitchecks van media assets en productdata zijn erop gericht om op een efficiënte wijze de datakwaliteit te waarborgen en te verhogen. Ook kan er op basis van het 'Golden record' principe productdata uit verschillende bronnen tot de perfecte set aan productdata worden samengesteld. Aangezien productdata in omnichannel direct voor de klant zichtbaar is vergt datakwaliteit bij deze inzet van bijvoorbeeld webshops extra aandacht.